Pentru fiecare transport de mărfuri perisabile, operatorul trebuie să prezinte certificatul de înregistrare ANSVSA al vehiculului, foaia de parcurs cu specificarea regimului termic, graficele de temperatură înregistrate de dispozitivul de monitorizare și avizul de însoțire a mărfii. Toate documentele trebuie să fie în limba română și valabile la momentul controlului.

Algoritmii integrează datele de trafic, prognoza meteo și specificațiile tehnice ale unității de refrigerare pentru a calcula rute care minimizează timpul de expunere la temperaturi exterioare extreme. Sistemul prioritizează drumurile cu umbrire naturală și evită zonele cu risc de ambuteiaj prelungit, reducând fluctuațiile termice din interiorul remorcii.

Conform normelor ANSVSA, fiecare vehicul trebuie să fie dotat cu un sistem de răcire autonom, capabil să mențină temperatura setată pe întreg parcursul rutei, un dispozitiv de înregistrare continuă a temperaturii (data logger) și un sistem de alarmă în caz de abatere termică. Echipamentele trebuie verificate metrologic anual și să dețină buletin de verificare emis de un laborator acreditat.

Procedura standard include pre-răcirea remorcii la temperatura de transport înainte de încărcare, utilizarea de perdele termice la uși și limitarea timpului de operare cu ușile deschise la maximum 15 minute. Personalul de la rampă este instruit să prioritizeze fluxul de marfă și să verifice integritatea sigiliilor termice după fiecare operațiune.

Auditul intern se desfășoară trimestrial și include verificarea documentației fiecărui vehicul, inspectarea fizică a echipamentelor de refrigerare și analiza înregistrărilor de temperatură din ultimele 90 de zile. Rezultatele sunt centralizate într-un raport de conformitate, iar abaterile identificate sunt corectate prin planuri de acțiune specifice, cu termene precise.